ANALISIS SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS PADA PUSKESMAS TEGOWANU GROBOGAN

A.    LATAR BELAKANG

Kesehatan merupakan hal terpenting yang harus di jaga oleh setiap manusia. Menjaga kesehatan adalah salah satu upaya yang harus di perhatikan karena hal tersebut akan mempengaruhi aktivitas dan kinerja diri sendiri maupun orang lain. Saat ini banyak orang yang selalu mengabaikan kesehatan diri sendiri karena dengan berbagai aktivitas dan kesibukan yang mereka lakukan. Akibatnya saat ini banyak klinik-klinik atau rumah sakit manapun terdapat banyak orang berobat kesana dengan berbagai keluhan dan penyakit yang bermacam-macam jenisnya. Seharusnya setiap orang mampu untuk merasakan bagaimana kesehatan dirinya sendiri. Dan apabila terserang suatu penyakit apapun harus mampu untuk merasakan keadaan tubuhnya dan bersegera untuk memeriksakan diri ke klinik atau rumah sakit yang terdekat.

Setiap pasien yang berkunjung ke suatu rumah sakit atau klinik pasti akan di catat identitas dari pasien tersebut. Dan juga semua tentang keluhan, diagnosa, tindakan medik oleh dokter dan obat apa yang akan diberikan kepada pasien akan dicatat oleh bagian administrasi rumah sakit atau petugas klinik. Semuanya tersebut akan dicatat ke dalam berkas-berkas pasien yang sering kali disebut dengan berkas rekam medis pasien. Selain rekam medis berisikan tentang semua informasi pasien yang telah berobat, juga dapat digunakan sebagai acuan apabila pasien tersebut berobat kembali. Tenaga kesehatan akan sulit untuk melakukan tindakan apabila belum mengetahui riwayat atau sejarah penyakit pasien sebelumnya dan tindakan tersebut tercatat pada berkas rekam medis sebelumnya. Salah satu hal penting lainnya yang terdapat dalam berkas rekam medis adalah ketersediaannya saat dibutuhkan dan kelengkapan pengisiannya.

Dengan perkembangan teknologi yang semakin cepat ini, maka penyimpanan berkas rekam medis dapat dilakukan secara komputerisasi. Hal tersebut akan memudahkan dan mempercepat dalam pengolahan data-data yang dibutuhan baik hanya untuk di simpan atau akan di buat dalam bentuk laporan-laporan.

B.     BATASAN MASALAH

Pada analisis ini penulis hanya membahas mengenai sistem informasi rekam medis saja.

C.    ANALISIS PIECES SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

1.      Kinerja (Performance)

Pada Puskesmas Tegowanu Grobogan proses pengolahan data pasien masih secara manual, hal ini sangat mempengaruhi kinerja dalam melakukan pengolahan data pasien maupun rekam medis. Kinerja merupakan kemampuan dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga tujuan dapat segera tercapai. Pengukuran kinerja dapat diukur dari jumlah produksi (Throughput) dan waktu tanggap (Response Time) dari suatu sistem. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan waktu tanggap adalah rata-rata diantara suatu transaksi dan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

1.      Throughput : Petugas belum banyak mengetahui tentang data-data apa saja yang dibutuhkan saat pembuatan laporan hasil rekam medis pasien, ataupun laporan data-data lainnya.

2.      Response Time : Saat pelaporan data-data baik data rekam medis ataupun data yang lain masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena data masih tersimpan dalam bentuk arsip atau buku-buku.

2.      Informasi (Information)

Apabila sistem informasi dalam suatu perusahaan atau instansi baik maka perusahaan atau instansi tersebut akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai yang di harapkan. Di Puskesmas Tegowanu Grobogan terkadang masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi. Seperti kurangnya keakuratan, tepat waktu, relevan dan seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencarian, seperti pencarian informasi data pasien maupun rekam medis pasien.

1.      Akurat : Masih kurangnya keakuratan data yaitu seringnya kesalahan yang terjadi saat pencatatan data tersebut dibuat.

2.      Tepat Waktu : Pencatatan data pasien maupun data rekam medis pasien masih manual sehingga pada saat pencarian data tersebut memerlukan waktu yang cukup lama.

3.      Relevan : Informasi yang dibutuhkan belum tersusun dengan jelas.

3.      Ekonomi (Economic)

Analisis ekonomi merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang dikembangkan. Secara ekonomi sistem yang berjalan selama ini masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan buku-buku dan alat tulis lainnya sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar.

1.      Biaya : Pencatatan data-data pasien dan rekam medis memerlukan biaya operasional yang cukup banyak, apabila seringnya terjadi kesalahan hal ini, dapat mengakibatkan pembengkakan biaya hingga 2x lebih besar.

2.      Manfaat : Informasi yang disampaikan belum cukup jelas dan kurang lengkap sehingga manfaat diperoleh tidak sesuai atau sebanding dengan biaya yang dikeluarkan, karena masih bersifat arsip atau buku-buku.

4.      Pengendalian (Control)

Kontrol atau pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberdaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas-tugas yang mengalami gangguan dapat diatasi. Kontrol bertujuan untuk pengendalian agar dapat mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan, pengelapan, kecurangan-kecurangan yang akan terjadi pada data dan informasi yang ada pada suatu perusahaan. Sehingga dibutuhkan suatu kontrol yang baik dan ampuh, agar data dan informasi dapat terhindar dari hal-hal yang dapat mengganggu kelancaran dalam penggunaan sistem.

1.      Hak Akses : Data dapat dibuka atau diolah oleh setiap orang karena tidak adanya pembatasan hak akses.

2.      Keamanan Data : Tidak adanya proteksi terhadap data karena semua data disimpan dalam bentuk arsip atau buku-buku yang mengakibatkan seringnya terjadi kerusakan atau kehilangan data.

5.      Efisiensi (Efficiency)

Efisiensi berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan dengan pengeluaran atau biaya yang paling minimal, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan optimal. Komoditas yang akan dinaikkan atau diturunkan dapat berupa manusia, uang, waktu, atau sumber daya lainnya.

Sumber daya yang digunakan : Untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada penanggung jawab Puskesmas lumayan banyak, sedangkan data-data tersebut belum tersusun dengan jelas dan masih banyak yang terpecah-pecah sehingga akan membutuhkan sumber daya manusia yang berlebih.

6.      Pelayanan (Service)

Analisis ini berhubungan dengan pelayanan yang lebih baik, yang diberikan oleh sistem. Analisis pelayanan ini diberikan tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk memperoleh data serta dapat menghasilkan informasi yang cepat.

Pelayanan : Pasien memerlukan waktu yang cukup lama untuk memperoleh data pasien atau laporan hasil rekam medis dan proses pencarian data pasien sering mengalami kesulitan karena banyaknya arsip yang menumpuk pada buku-buku.

D.    KEBUTUHAN DATA

1.      Kebutuhan input dalam sistem informasi

Elemen utama dalam membentuk sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output.27Input yang membentuk suatu system informasi bisa berupa jenis sumber daya yang ada pada system informasi saat ini, yaitu : pengguna sistem dan sumber data yang dibutuhkan dalam sistem informasi rekam medis rawat jalan. Pengguna sistem yang terlibat langsung dalam pengelolaan data dan informasi rekam medis rawat jalan adalah direktur RS, Kepala bagian rekam medis, Kepala bagian pemberi pelayanan, staf pendaftaran dan bagian pemberi pelayanan. Sumber data untuk sistem informasi rekam medis rawat jalan berasal dari dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Sumber data yang dibutuhkan dalam sistem informasi rekam medis rawat jalan yaitu : data identitas pasien, data hasil pemeriksaan pasien, data obat yang diberikan.

2.      Proses yang dilakukan dalam sistem informasi

Elemen sistem selanjutnya merupakan proses yang terjadi dalam system informasi rekam medis rawat jalan, yaitu kegiatan pengelolaan data. Pengelolaan dilakukan dengan mengolah sumber data yang ada menjadi informasi berupa laporan, dengan melakukan pencatatan pada buku registrasi, kemudian dimasukkan dalam komputer dengan menggunakan program Ms.Excel. Dengan kata lain proses dalam system informasi rekam medis ini meliputi :

a.       Pencatatan data

b.      Pengolahan data

c.       Rekapitulasi laporan

3.      Kebutuhan output dalam sistem informasi

Output merupakan salah satu elemen sistem setelah dilakukan kegiatan pemrosesan data yang menghasilkan keluaran berupa informasi atau laporan yang dibutuhkan pada system informasi rekam medis rawat jalan. Output dari system informasi rekam medis ini antara lain :

1.      Laporan pendapatan pasien (berdasarkan tempat pendaftaran, jenis tindakan & cara pembayaran pasien)

2.      Laporan statistik pasien (berdasarkan cara kunjungan, cara pembayaran, jenis tindakan, cara berobat dan asal kab/kota pasien)

3.      Laporan kinerja pelayanan, meliputi :

a. Rata-rata kunjungan per hari

b. Rata-rata kunjungan baru per hari

c. Rasio kunjungan baru dengan total kunjungan

d. Persentase pelayanan spesialistik

E.     KEBUTUHAN HARDWARE

Kebutuhan Perangkat keras (Hardware) yang diperlukan untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Rekam medik ini adalah 4 buah komputer, dengan menambah 2 buah komputer, 3 buah printer dan 1 Hub. Komputer 1 sebagai server diletakkan di ruang dan 3 buah komputer lainnya sebagai Client yang diletakkan di ruang kasir, ruang pendaftaran, ruang perawat, dan ruang dengan spesifikasi sebagai berikut :

1.      Komputer server diletakkan di ruang dengan spesifikasi sebagai berikut :

a. Processor : Minimal Pentium IV

b. HardDisk : Minimal 80 Gb.

c. Memory : Minimal 512 Mb.

d. Monitor : Minimal 15”

e. Mouse dan Keyboard

2.      Komputer client ada 3 buah yang diletakkan di ruang pendaftaran, ruang kasir, ruang kasir, dengan spesifikasi sebagai berikut:

a. Processor : Minimal Pentium IV

b. HardDisk : Minimal 20 Gb.

c. Memory : Minimal 256 Mb.

d. Monitor : Minimal 15”

e. Mouse dan keybord

3.      Printer 3 buah yang diletakkan di :

a. Ruang pendaftaran

b. Ruang perawat

c. Ruang kasir

Kebutuhan jaringan yang diperlukan untuk mengimplementasikan Sistem

Informasi Rekam medik ini adalah sebagai berikut :

1. Switch : 4 Port 1 buah.

2. LAN Card : 10/100 3 buah

3. Kabel UTP

4. RJ – 45

Read More

ANALISIS PIECES KARTU RENCANA STUDI ( Studi Kasus Di STMIK Duta Bangsa Surakarta )

Dengan pesatnya kemajuan teknologi seperti sekarang ini, seakan menuntut kita untuk memperbaiki segala bidang dengan memanfaatkan teknologi yang ada. Teknologi diciptakan untuk mempermudah manusia dalam mengerjakan tugasnya, dan juga dengan kecepatannya, teknologi menawarkan efisiensi dan efektifitas dalam bekerja. Disamping itu, teknologi dapat meningkatkan derajat seseorang, lembaga maupun instansi yang menggunakannya. Mereka akan terkesan high tech dibandingkan yang tidak menggunakan teknologi.

Pada kesempatan kali ini kami akan mencoba menganalisis Kartu Rencana Studi di STMIK Duta Bangsa Surakarta yang sampai detik ini masih menggunakan sistem manual. Ironisnya, dikampus lain yang sebenarnya bukan kampus berbasis IT kini telah menggunakan sistem KRS on line, sistem yang lebih canggih. Selanjutnya kami akan menganalisis kedua sistem tersebut, sistem KRS manual (dalam pengisian dan penanda tanganan) sebagai sistem lama dan sistem KRS on line dan finger print sebagai sistem baru.

1.      PERFORMANCE (ANALISIS KINERJA)

Sistem baru

Pada sistem on line, mahasiswa dapat dengan mudah mengakses situs yang disediakan pihak kampus, kemudian mengisi KRS dengan menentukan apa saja mata kuliah dan jumlah SKS yang diambil.

Dengan menggunakan teknologi finger print mahasiswa dan dosen tidak perlu tanda tangan pada setiap pertemuan. Cukup dengan mengarahkan jari tangan pada alat finger print untuk membuktikan kehadiran.

Sistem lama

Pengisian KRS dengan sistem manual kurang merepresentasikan jati diri STMIK Duta Bangsa sebagai kampus IT. Selain itu, mahasiswa harus datang ke kampus untuk mengisi KRS. Jika ada mahasiswa yang tidak hadir saat hari pengisian KRS, mahasiswa tersebut harus datang ke kampus dihari yang lain dan menemui Pembimbing Akademik.

Penandatanganan KRS oleh dosen dapat dimungkinkan terjadi kecurangan oleh mahasiswa yang bolos tetapi titip KRS kepada teman.

2.      INFIRMATION (ANIALISIS INFORMASI)

Sistem baru

Dengan sistem baru mahasiswa dapat dengan cepat dan mudah mengakses informasi. Dapat dilakukan dengan memanfaatkan hotspot area, warnet, modem dan lain senagainya.

Sistem lama

Terkadang informasi tentang hari pengisian KRS simpang siur. Sehingga ketika ada beberapa mahasiswa yang tidak hadir harus menghubungi PA untuk mengisi KRS.

3.      ECONOMY (ANALISIS EKONOMI)

Sistem baru

Sistem ini lebih hemat bagi mahasiswa karena tidak perlu menyiapkan ongkos untuk pergi ke kampus, terutama bagi mahasiswa yang domisilinya jauh dari kampus.

Dengan sistem finger print, mungkin lebih mahal dibanding dengan menggunakan sistem manual, namun  kemungkinan ini harus diperhitungkan dengan metode tertentu.

Sistem lama

Mahasiswa harus hadir dikampus saat pada hari pengisian KRS yang sudah ditetapkan. Itu berarti mahasiswa harus menyiapkan biaya ongkos untuk pergi ke kampus. Ongkos tersebut lebih besar dibandingkan dengan biaya untuk on line beberapa menit di warnet.

4.      CONTROL (ANALISI KEAMANAN/SECURITY)

Sistem baru

Dengan sistem KRS on line keamanan mudah dikontrol sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Namun, memungkinkan terjadinya tindak kejahatan cyberccrime.

Finger print memudahkan dalam kontrol karena kemungkinan kecurangan sangat kecil. Mahasiswa atau dosen yang tidak hadir tidak dapat memanipulasi kehadiran.

Sistem Lama

Kontrol kemanan pada sistem lama kurang dapat dikontrol dengan baik. Karena dengan pengisian secara manual memungkinkan terjadinya human error. Bisa terjadi karena mahasiswa kurang lengkap dalam pengisian KRS. Atau kesalahan administrator yang keliru saat memasukkan data.

Kontrol dalam penandatanganan KRS sulit dilakukan jika dosen tidak teliti. Karena bisa saja mahasiswa yang tidak hadir menitipkan KRS pada temannya.

5.      EFFICIENCY (ANALISIS EFISIENSI)

Sistem Baru

Dengan menggunakan sistem KRS on line maka akan memudahkan bagi mahasiswa dalam pengisian KRS, yaitu tidak terbatasnya jarak dan waktu, lebih efektif, efisien serta hemat.

Sistem Lama

Apabila menggunakan sistem KRS manual maka lebih banyak waktu dan biaya yang di habiskan. Serta terbatasnya jarak untuk menempuh perjalanan ke kampus. Sehingga tidak efisien dan efektif dalam sistem KRS manual tersebut.

6.      SERVICE

Sistem Baru

Pelayanan dalam KRS on line ini lebih cepat, serta dapat menerapkan costumer relationship management.

Sistem Lama

Sistem menghasilkan informasi produk yang kurang akurat dan tidak konsisten, serta dalam sistem KRS manual tidak dapatnya di terapkan costumer relationship management.

KESIMPULAN

	SISTEM LAMA	SISTEM BARU
PERFORMANCE	·        Proses pengisian KRS lama ·        Setelah KRS jadi, setiap ada perkuliahan dosen harus menandatangani KRS satu per satu	·        Pengisian KRS lebih cepat karena mahasiswa cukup mengakses situs dari kampus dan mengisikan data yang dibutuhkan ·        Dengan finger print dosen tidak perlu menandatangani KRS setiap siswa pada tiap perkuliahan.
INFORMATION	·        Informasi tentang hari pengisian KRS terkadang simpang siur ·        Ketika ada mahasiswa yang tidak kadir saat hari pengisian KRS, maka harus menghubungi PA	·        Informasi dapat diakses dengan cepat melalui internet. ·        Batas paling lambat pengisian KRS on line lebih lama dibanding dengan pengisian KRS manual.
ECONOMY	·        Mahasiswa harus merogoh kocek untuk pergi ke kampus, padahal ada mahasiswa yang berdomisili jauh dari kampus ·        Penandatanganan KRS pada tiap perkuliahan lebih murah.	·        Lebih ekonomis, karena mahasiswa tidak perlu mengeluarkan uang transport untuk pergi ke kampus. ·        Sistem dengan finger print lebih mahal, namun hal ini perlu dibuktikan dengan metode perhitungan tertentu.
CONTROL	·        Pengisian manual memungkinkan terjadi human error ·        Tingkat kecurangan dalam penandatanganan KRS lebih tinggi	·        Lebih mudah dikontrol, sehingga dapat membantu pengambilan keputusan ·        Rentan terhadap tindak kejahatan cybercrime ·        Finger print memudahkan kontrol karena mahasiswa tidak mungkin dapat menitip absen kepada temannya
EFFICIENCY	·        Waktu dan biaya yang dikeluarkan lebih banyak ·        Terbatasnya jarak dan waktu	·        Tidak terbatas jarak dan waktu ·        Lebih efektif, efisien dan hemat
SERVICE	·        Sistem menghasilkan informasi produk yang kurang akurat dan tidak konsisten ·        Tidak dapatnya di terapkan costumer relationship management.	·        Pelayanan dalam KRS on line ini lebih cepat ·        Dapatnya di terapkan costumer relationship management.

Read More